Elektronická faktúra ako účtovný doklad

V dnešnej dobe je bežným zvykom posielať faktúry a iné dokumenty e-mailom. Je to rýchlejšie, ekonomickejšie, ekologickejšie a efektívnejšie ako klasická poštová preprava. V súvislosti s tým sa však neraz stretávame s otázkou, akú právnu váhu má takto zaslaná faktúra ako účtovný/daňový doklad.

Text, ktorý odporúčame vkladať do e-mailov spolu so zasielanou faktúrou, nájdete na spodku tohto článku.

 

"Faktúra" je definovaná v § 71 Zákona o DPH, ktorý zároveň ustanovuje, že elektronickú faktúru možno vydať len so súhlasom príjemcu tovaru alebo služby. V zásade nie je dané, či má byť súhlas udelený vopred, alebo stačí až po prijatí (pozn.: termín "vydať" treba interpretovať odlišne od termínov "vystaviť" a "vyhotoviť", z ktorých každý má odlišný význam v Zákone o DPH). Je bežnou praxou, že súhlas s vydaním elektronickej faktúry je súčasťou Všeobecných obchodných podmienok vystavovateľa, a teda je daný už pri uzavretí zmluvného vzťahu (odoslaní objednávky a pod.).

V zásade je povinnosť vyhotovovať faktúry daná len platiteľom DPH (pre exaktnejšiu informáciu pozri § 72 Osoby povinné vyhotoviť faktúru). Vzhľadom na definíciu obsahu faktúry (§ 74) sa však stalo zaužívanou praxou, že akýkoľvek účtovný doklad so špecifikáciou dodaného tovaru/tržieb a rozpisom ceny, sa označuje za faktúru, aj keď nie je vystavený platiteľom DPH a podľa Zákona o DPH. Na takéto doklady však možno aplikovať aj všeobecnejšie ustanovenia, čo sa týka ich elektronickej podoby.

Preto, ak vlastníte elektronický občiansky preukaz a viete s ním narábať (na našej stránke nájdete aj detailné postupy na všetko súvisiace s elektronickým podpisovaním), môžete vo väčšine prípadov zasielať faktúry elektronicky. Stačí ich vo forme napr. PDF súboru podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom, ktorý máte na občianskom preukaze. Tak bude mať príjemca zaručené, že dokument, ktorý mu došiel je autentický, a je aj naozaj podpísaný osobou oprávnenou konať.

Kvalifikovaný elektronický podpis (KEP) nahradil doteraz na Slovensku používaný Zaručený elektronický podpis (na základe Zákona o dôveryhodných službách, konkrétne §17 ods. 2 písm. a)). Kvalifikovaný elektronický podpis má právny účinok rovnocenný s vlastnoručným podpisom v listinnej podobe.

KEP, ku ktorému je pripojená časová pečiatka, má dokonca váhu úradne (notársky) overeného vlastnoručného podpisu. Ak dokumenty budete podpisovať napr. pomocou portálu zep.disig.sk, potom výsledné dokumenty budú obsahovať aj túto časovú pečiatku, a teda takto podpísaná faktúra bude ešte dôveryhodnejšia, ako klasicky listinne zasielané doklady doteraz.

Kvalifikovaný elektronický podpis s časovou pečiatkou má právny účinok ako notársky osvedčený podpis.


Úpravu právneho účinku KEP nájdete jednak v Nariadení "EIDAS" (Článok 25 bod 2), jednak v Občianskom zákonníku (§ 40 ods. 4 a 5). V súvislosti s podpisovaním a zasielaním účtovných dokladov (a teda aj faktúr) sú relevantné aj ustanovenia § 32 a 33 Zákona o účtovníctve.

Do e-mailov, ktorých prílohou bude takto podpísaná faktúra, odporúčame pre informáciu adresáta vložiť nasledovný text bez zmeny formátovania, aby ste predišli nejasnostiam. Budeme radi, ak v ňom ponecháte aj odkaz na tento článok, ak bol pre vás prínosný :)

ODPORÚČANÝ TEXT NA VKLADANIE DO E-MAILU

Faktúra je podpísaná Kvalifikovaným elektronickým podpisom konateľa/osoby poverenej vedením účtovníctva. Dokument podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom s časovou pečiatkou (viď. Čl. 3 ods. 12 nariadenia (EÚ) č. 910/2014), má v zmysle § 17 ods. 2 písm. a) Zákona č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách v spojení s § 40 ods. 4 a 5 Zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník váhu notársky osvedčeného podpisu. Faktúra podpísaná kvalifikovaným elektronickým podpisom je tak právoplatným daňovým dokladom v zmysle §32 ods. 3 Zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. Faktúra v prílohe je riadnym účtovným dokladom, ktorý je možné zaevidovať do účtovníctva. Viac info na legalengineering.sk.